Personvernerklæring for smileworks.no (GDPR)

Innledning

Denne erklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger Smileworks AS behandler, hvordan vi behandler dem, for hvilke formål og på hvilket rettslig grunnlag. Erklæringen forklarer også dine rettigheter og hvordan du kan bruke dem. Behandlingen av personopplysningene følger reglene i Personopplysningsloven av 2018 med tilhørende EU forordning 2016/679 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger.

Her forklarer vi hva slags personopplysninger vi lagrer og hvordan vi behandler dem. Denne personvernerklæringen gjelder for nettstedet smileworks.no, eid av Smileworks AS.

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Smileworks AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen (også ofte omtalt som GDPR (General Data Protection Regulation)). Kontaktinformasjon finnes her i pkt. 11.  

2. Hva er formålet?

Smileworks AS markedsfører tannlegetjenester for tannklinikker. Når kunder bestiller tjenester på vårt nettsted, sendes de rett inn i klinikkenes egne journalsystemer. Ingen personopplysninger lagres dermed i forbindelse med bestilling på vårt nettsted. Vi behandler personopplysninger kun hvis kunder henvender seg via e-post eller de gir samtykke for å motta nyhetsbrev.

Ved kontakt med oss som kunde, eller på annen måte, vil våre ansatte behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter. 

3. Hva er det rettslige grunnlaget?

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger til å administrere kundeforholdet er at behandlingen kreves for å oppfylle en avtale med deg eller svare på din henvendelse (Personvernforordningen Artikkel 6, 1 (a, b og f): 

‍a. den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål

b. behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse,

f. behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger, særlig dersom den registrerte er et barn.

4. Hvilke personopplysninger behandles?

Kunders bruk av nettstedets tjenester, dvs. bestilling av tannlegetjenester, innebærer ingen lagring av personopplysninger. Straks kunder velger å bestille, gjøres dette i tannklinikkenes egne journalsystemer. Vi behandler ellers følgende kategorier av personopplysninger:

‍Når du henvender deg til oss

• Når du henvender deg til oss via e-post, telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, oppgir du til oss navn, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og eventuelle andre personopplysninger som følger av din henvendelse. Behandlingen av personopplysninger skjer dermed på grunnlag av et gitt samtykke, for å kunne svare på henvendelser, for historikk og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar klager eller rettslige krav.

Når vi henvender oss til deg

• Vi kan sende ut nyhetsbrev via e-post, dvs. markedsføre og gi informasjon om vår virksomhet. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av et gitt samtykke, og du kan når som helst takke nei til å motta slik informasjon fra oss.

Når vi samler inn statistikk fra nettstedet

• Vi samler inn data om antall visninger på nettstedet, hvilke undersider som besøkes, samt type teknologi brukt ved nettsurfingen. Analyseverktøyet Google Analytics henter disse dataene i en ikke-identifiserbar form som vi benytter i oversikter og rapporter om trafikk på nettstedet. 

Når vi har bygd inn innhold fra andre nettsteder

• Enkelte sider på smileworks.no kan inkludere innebygd innhold (kart, videoer, osv). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om du hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra. Disse nettstedene er selv ansvarlige for behandling av personopplysninger og etterfølgelse av lovverk.

Når du følger oss på sosiale medier

• Smileworks benytter ulike sosiale medier for å formidle om våre tjenester og tilbud. Hvis du følger oss på Facebook, Instagram, TikTok, Youtube, LinkedIn, osv., vil den relevante plattformen være ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.

Når vi bruker cookies

• Smileworks.no bruker cookies (informasjonskapsler) for å gi deg en bedre tjeneste. Bruk av cookies skjer i henhold til Lov om elektronisk kommunikasjon: 2-7 b Bruk av informasjonskapsler/cookies. Cookies er en datafil som lagres på enheten din når du besøker en nettside. Cookies hjelper oss å analysere hvordan folk bruker nettsiden, men uten at det gir oss noen personlige opplysninger om deg. Ved å se på generell brukeratferd kan vi endre, fjerne og optimalisere innhold, slik at tjenesten i større grad kan tilpasses dine behov og interesser. Cookies er også nødvendig for å gi deg en raskere nettside gjennom å forbedre ytelsen. Om du ønsker å slette alle cookies i din nettleser, må du følge instruksjonene for den nettleseren du bruker. Vær oppmerksom på at hvis du stenger for bruk av cookies, vil nettstedet ikke fungere optimalt.  

5. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig å ta skriftlig eller muntlig kontakt med Smileworks AS, ta imot nyhetsbrev eller interagere med oss på sosiale medier.

6. Utleveres opplysninger til tredjeparter?

Opplysninger utleveres aldri til tredjeparter.

7. Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Personopplysningene lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for formålet. Henvendelser til support@smileworks.no blir lagret i e-postsystemet vårt inntil saken er ferdigbehandlet. Deretter slettes e-postene. 

8. Hvilke rettigheter har du og hvilket lands lovverk gjelder?

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Rett til innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Kontakt oss på e-postadressen i kontaktinformasjonen under for å bruke innsynsretten din. Du har til enhver tid rett til å be oss rette eller legge til opplysninger som er feil eller misvisende. Du har rett til å få slettet dine personopplysninger uten ugrunnet opphold. Når som helst kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 

Det er din rett å få hentet ut personopplysningene dine i et anvendelig og lesbart format. Kontakt oss på epost-adressen i kontaktinformasjonen under for å få levert ut opplysningene dine.

Klage på behandling av personopplysninger

Vi vil gjerne at du melder fra om du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Bruk e-post-adressen i kontaktinformasjonen under. Du kan også klage over vår behandling av dine personopplysninger til Datatilsynet.

9. Hvordan sikres opplysningene?

Henvendelser til support@smileworks.no blir lagret i mailsystemet vårt inntil saken er ferdigbehandlet. Deretter slettes e-postene. 

10. Endringer i denne erklæringen

Vi forbeholder oss retten til å revidere denne personvernerklæringen når som helst, uten forvarsel til deg. Eventuelle endringer trer i kraft umiddelbart etter publisering av den nye versjonen av erklæringen her på denne nettsiden. Vi anbefaler deg å lese erklæringen med jevne mellomrom for eventuelle endringer eller oppdateringer.

11. Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Smileworks AS ved daglig leder Steven Jæger. Om du har kommentarer eller spørsmål om vår personvernerklæring eller du vil bruke dine rettigheter, kan du nå oss via:

Adresse: Haakon VIIs gate 6, 0161 Oslo
E-post: support@smileworks.no
Telefon: 95 43 18 15
Organisasjonsnr.: 930994162

NB! Vanlig e-post er normalt ukryptert og usikret. Du må ikke sende sensitive eller taushetsbelagte opplysninger i e-post. Når du sender en e-post til oss, får vi tilgang til din e-postadresse. E-postadressen er en personopplysning, og vi trenger å bruke den for å kunne gi deg et svar. Vi vil verken lagre eller bruke e-postadressen til andre formål.